מהלך השיחה: 1.”לראות” את העובדים

• חלקה הראשון של השיחה היומית יתמקד בלראות את העובד: • להתחיל בלשאול לשלומו של העובד בימים אלה • הקשבה מלאה לדברי העובדים.
• חיזוק ופירגון לדברים הטובים –מוכח כמעלה חוסן
• הקשבה לקשיים המצריכים סיוע מאיתנו.
• להיות בשיחה גם אם "אין לנו מה לעשות" – בנוכחות אמפטית.
• להתרכז בעובדים בשיחה (ופחות בעצמינו)
• לחכות עם השיפוטיות...לחזק על מה שטוב, לכוון במקומות שנדרש.
• זיהוי והבנה של גורמי הלחץ של העובד - מפת הלחץ

מהלך השיחה: 2. ניהול על פי משימות

• החלק הבא של השיחה יתמקד בשגרת העבודה הרלוונטית:
• תיזכור מחדש של המשימות העומדות על הפרק כרגע.
• בדיקת סטטוס – איפה נמצאים כרגע ביחס ליעד, מה עובד טוב, מה לא עובד ונדרש סיוע ממני, מה כן אפשרי למרות המגבלות כבר עכשיו?
• שאלות מפתח:
• מה כן אפשרי?
• מה את/ה יכול/ה לעשות כבר עכשיו?

מהלך השיחה: 3. סיכום והצעה לתמיכה

• סיכום הפעולות והמשימות שעלו לביצוע בשיחה
• להזמין את העובד לשאול שאלות.
• להקשיב לשאלות ולמה שנאמר בין השורות.
• להציע תמיכה וסיוע – פניה לכתובת הרלוונטית בארגון לסיוע רגשי או כלכלי.
• להזכיר מתי מועד פגישתכם הקרובה.

צ'ק ליסט – תקשורת עם העובדים מרחוק

צ'ק ליסט – תקשורת עם העובדים מרחוק

• כל העובדים מיודעים בצורת ההתנהלות החדשה של החברה.
• כל העובדים מיודעים בצורת ההתנהלות המעודכנת של הצוות.
• כל העובדים מיודעים ב:
• כל העובדים מיודעים ב:
• יעדים ומשימות חדשים שנוצרו
• זמני מפגשים אישיים, ישיבות צוות, קיום דיווחים ועדכונים
• כתובת לתמיכה כלכלית
• כתובת לתמיכה רגשית
• שיחה יומית עם כל עובד
• לעובד ולי משימות ברורות עד השיחה הבאה.
• הצעתי תמיכה
• בדקתי גורמי לחץ
• האם העובד זקוק לעזרה? הפניתי לגורמים רלוונטים

ניהול עומסים: תוכנית עבודה יומית לעובד.ת

• המטרה: לסייע לעובד.ת בניהול המשימות והעומסים
• ליצור דיאלוג מקדם ופתוח סביב המשימות
• לסייע לעובד.ת להתמקד בסדרי העדיפויות המשמעותיים למחלקה ולצוות ולא ל"פזר" אנרגיות על נושאים פחות חשובים
• ליצור תחושת שותפות וכתובת להתייעצות
• ליצור תיאום ציפיות הדדי וסיוע בניהול העומס
• שימו לב: מטרתו של כלי זה אינו פיקוח עבור המנהל.ת אלא כלי לסיוע עבור העובד.ת

וויסות גורמי הלחץ של העובדים

• המטרה: ליצור איזון בין גורמי הלחץ צורכי האנרגיה לבין המשאבים הטוענים את העובדים באנרגיה
• זהו את גורמי הלחץ והמשאבים שביכולתכם להשפיע עליהם כמנהלים
• סייעו לניהול הלחץ והעומס של העובדים על ידי שמירת היחס בין גורמי הלחץ למשאבים התומכים

מטרת השיחה 

• דיאלוג בין מנהל לעובד המסכם את התקופה שחלפה מבחינת ביצועים, התנהגויות, תחושות, התפתחות אישית ומקצועית, תרומה לצוות ולארגון.
• הכרה והעצמה בחוזקות העובד ובהישגיו.
• למידה והגדרת נקודות לשיפור.
• משוב הדדי והקשבה הדדית.
• תיאום ציפיות מחודש ויעדים לשנה הקרובה.
• שלבי השיחה:
• הכנת השיחה ע"י המנהל וע"י העובד.
• ביצוע השיחה.
• סיכום השיחה והגדרת יעדים ותוכנית עבודה להמשך.

הכנת השיחה 

• תאמו מראש זמן ומקום שיאפשרו לכם ולעובד לקיים שיחה מכובדת ללא הפרעות.
• ידעו את העובד על מטרת השיחה ובקשו ממנו להתכונן לשיחה:
• (סיכום ההישגים, הביצועים, ההצלחות. חוזקות. יעדים לשיפור. משוב למנהל. יעדים או פרוייקטים שירצה לקחת על עצמו בהמשך.)
• הכינו את השיחה על בסיס הטופס הארגוני והכינו את עצמכם להוביל את השיחה בנקודות הבאות (מצורף טופס הכנה לשיחה):

משוב אפקטיבי 

• שומר על כבודו של העובד ועל אוירה נעימה.
• יוצר אמון בדיאלוג פתוח וקשוב.
• עוסק במה עובד, בחוזקות.
• ממקד נקודות לשיפור.
• מתמקד בהתנהגות או בביצועים ולא באישיות של העובד.
• מתמקד במה שהעובד יכול לקחת עליו אחריות ולשנות.
• ממקד את המבט על הדרך מהמצב הקיים לעומת המצב הנשאף.
• יוצר תחושה של שותפות לדרך של העובד והמנהל.
• עוסק בדוגמאות מעשיות שקרו ולא ב"עקרונות".

שגיאות נפוצות בשיחות משוב 

• מתייחס לתכונותיו של העובד ואישיותו במקום בהתנהגויות הניתנות לשינוי.
• מתבסס על שמועות ולא על דוגמאות .
• מתבסס על תחושות ולא על נתונים.
• המנהל מדבר רוב הזמן במקום דיאלוג שבו העובד מדבר רוב הזמן.
• השיחה הופכת להתנצחות בין המנהל לעובד.
• המנהל עסוק בשאלות של עצמו ולא קשוב לתשובות של העובד.

ניהול השיחה 

• 10 דקות – קירבה ויצירת מרחב אמון :
• התחלה משאלות מקרבות היוצרות חיבור (מה שלומך..)
• פתיחה – הצגת מטרת השיחה (שוב), אופי השיחה (דיאלוג ומשוב פתוח),
• 20 דקות – האג'נדה של העובד והמשוב שלו:
• בקשו מהעובד להציג את התחושות שלו מהשנה האחרונה בארגון, בצוות, בעבודה.
• בקשו מהעובד לתת משוב לעצמו על בסיס ההכנה שערך.
• 20 דקות – הציגו את המשוב שהכנתם לפי מודל ה"סנדוויץ'":
• הציגו לעובד 3 חוזקות והישגים שלו שבאו לידי ביטוי בשנה האחרונה. חזקו בדוגמאות.
• הקשיבו למה שעולה מהתייחסותו של העובד.
• הציגו 2-3 נקודות לשיפור כפי שעלו מהשנה האחרונה. שוב, הביאו דוגמאות קונקרטיות לכל נקודה.
• הקשיבו למה שעולה מהתייחסותו של העובד.
• סכמו את החלק הזה בהישג או חוזקה נוספים על תרומתו של העובד לצוות/לארגון.
• 15 דקות – יעדים ותוכנית להמשך:
• בקשו מהעובד להציג מהם היעדים / הפרוייקטים שהיה רוצה לקחת על עצמו לאור הסיכום שערכתם ולאור ההכנה שערך לקראת השיחה.
• הגדירו ביחד עם העובד את היעדים המרכזיים ויעדי שיפור לקראת השנה הקרובה.
• הגדירו יעד להתפתחות אישית ומקצועית של העובד.
• בידקו עם העובד שהוא יודע כיצד לבנות תוכנית עבודה לקידום היעדים שסיכמתם.
• הגדירו משאבים שעומדים לרשות העובד לקידום היעדים (פגישות איתך, סיוע מפונקציות אחרות בארגון, הדרכות..)

סיכום השיחה 

• סיכום עיקרי הדברים שעלו בשיחה ע"י העובד.
• סיכום עיקרי הדברים על ידי המנהל.
• הגדרת הצעדים הבאים לקידום היעדים שנקבעו.
• הגדרת הפגישה הבאה למעקב משותף אחרי התקדמות היעדים.
• הוצא סיכום שיחה כתוב עם עיקרי הדברים ושלח לעובד העתק.

הכנת השיחה החודשית לבונוס 

• תאמו מראש זמן ומקום שיאפשרו לכם ולעובד לקיים שיחה מכובדת ללא הפרעות.
• הכינו את הנתונים הדרושים לכם כבסיס לשיחת המשוב לבונוס.
• הכינו את השיחה על בסיס הטופס הארגוני והכינו את עצמכם להוביל את השיחה :
• רכזו לעצמכם 3 נקודות לשימור
• רכזו לעצמכם 3 נקודות לשיפור
• החליטו מראש: עם מה חשוב לך שהעובד ייצא מהשיחה?
• מה חשוב לך שיבין?
• מה חשוב לך שירגיש?
• מה חשוב לך שישפר בהתנהלותו?
• איזו אווירה תיצרו בשיחה כדי לקדם את המטרות הללו?
• לרשותכם טופס הכנה מצורף למילוי

מהלך השיחה החודשית לבונוס 

• הציגו את מטרת השיחה: משוב על התנהלות, יחסים, גישה, ביצועים כבסיס לבונוס החודשי הקרוב. למרות שהשיחה מתקיימת מידי חודש, הציגו את מטרת השיחה בכל שיחה מחדש. זה ייקל על התנגדויות בהמשך.
• שאלו את העובדים לשלומם, התעניינו בהם ובמה שעובר עליהם גם מחוץ לתפקיד.
• תנו לעובד למשב את עצמו: כיצד לתחושתו עבר החודש האחרון?
• מה חושב שעבד טוב?
• מה חושב שכדאי לשפר?
• הציגו לעובד את הנקודות המרכזיות תשוחחו עליהם לשימור ואת הנקודות לשיפור כפי שעולה מהנתונים.
• הציגו לעובד את דף הנתונים והשאירו עותק ברשותו. פרטו מהפרמטרים שבדף את הנקודות לשימור והוסיפו דוגמאות.
• פרטו מהפרמטרים את הנקודות לשיפור והוסיפו דוגמאות.
• בקשו מהעובד לסכם את הנקודות המעשיות לביצוע בעקבות השיחה בפרמטרים השונים שהעליתם.
• הוסיפו את הסיכום שלכם כך שהעובד יצא מהשיחה עם יעדים ברורים ליישום.
• רישמו לעצמכם את היעדים החודשיים של העובד מהשיחה וסמנו ביומן מעקב אחר הפרמטרים שנקבעו בשיחה בתוך שבועיים.
• לרשותכם טופס סיכום מצורף למילוי