דוגמה – סדר יום לניהול צוותים וירטואלים

דוגמה – סדר יום לניהול צוותים וירטואלים

• התנעת – יום עם חברי הצוות בתחילת יום העבודה כ 15-20 דקות בכל נושא מחוץ לפרוייקטים השוטפים: מה שלומם, נושאים חיוביים ואישיים, טיפים שעוזרים להם לעבודה מהבית, ילדים ,חיות מחמד
• יצירת קשר אישי בשיחות קצרות אישיות עם כל חבר צוות, כ 5 דק בממוצע ביום.
• עדכונים שגרתיים בשעה קבועה ביום באמצעות הודעה _(לאו דווקא שיחה)
• שעת הפסקת צהריים משותפת / הפסקות קפה באון ליין מתואמות מראש.
• ישיבת צוות של עדכונים של כולם את כולם אחת לשבוע , כל עובד מספר בדקה או שתיים על מה עובד כעת. לאחר שבוע, ממשיכים במעקב לראות את ההתקדמות. נושאים לדיון וחשיבה משותפת על היעדים של הצוות השבוע, משחק/ העשרת ידע, איזו עזרה צריכים.
• תעדו בכתב החלטות ובצעו מעקב על יישום.
• קבעו זמן להעלאת מורל וירטואלי- דרך משחקים, טריוויה ותחרויות בזוגות או ביחידים: אמת או שקר , ניחוש תמונות מהילדות, חיות מחמד וכו'

טיפוח צוותים וירטואלים

חלק גדול מהעובדים בצוות מרחוק חשים שאינם מחוברים להתרחשות המרכזית. בניהול אפקטיבי מרחוק, חלק מרכזי מזמן הניהול של הצוותים יתמקד בתקשורת עם חברי הצוות כיחידים וכצוות. כלים מרכזיים לטיפוח צוותים וירטואלים:

• המיומנות הנדרשת במיוחד בניהול מרחוק היא אמפתיה והקשבה.
• הגדרת יעדים ברורים ושקופים.
• גמישות לצרכים משתנים ומגוונים של העובדים.
• יחס אישי וספציפי לכל אחד מחברי הצוות בהתאם לצרכים הייחודיים.
• ערוצים של פידבק ומשוב מתמשך מהעובדים על האירועים בשטח, על יישום החלטות.
• חזקו את המשמעות והחשיבות בתפקידם של העובדים ובתרומתם לארגון ולחברי הצוות.
• נהלו תקשורת פרואקטיבית ויזומה עם כל אחד מהעובדים תוך הקשבה אמפתית.
• תקשרו שוב את החזון והערכים לעובדים
• העצמת העובדים בהאצלת סמכויות, קבלת החלטות ועידוד להעלאת רעיונות חדשים
• צרו מרחב בטוח לעובדים לעשות, לטעות, ללמוד במהירות.

עקרונות לניהול אפקטיבי מרחוק

• ניהול אמפתי הוא עקרון בסיס: הניחו תמיד כוונה חיובית למרות שהמסר לא תמיד עובר טוב בצ'אט. • תנו עדיפות ראשונה לטיפוח התקשורת הפנימית ותחושת השייכות של הצוות.
• שקיפות והעברת מידע רלוונטי במהירות גבוהה.
• הגדירו יעדים ברורים ומדידים.
• גמישות לצרכים משתנים ומגוונים של העובדים.
• צרו שגרות עבודה, תהליך, מבנה וסדר יום סביב פגישות ועדכונים.

חיזוק האמון והבטחון של העובדים במעבר לעבודה מרחוק פעולות ניהוליות

• עדכונים אחת ליום בזמן קבוע לחיזוק תחושת הבטחון.
• תיקשור החלטות החברה וצורת ההתנהלות העדכנית לאור המצב שנוצר.
• כנות - אם נשאלתם על מה שאינכם יודעים – לומר כי אינכם יודעים.
• בתקופות של סטרס גבוה – הקפידו לחזור לכל פניה בטווח של שעתיים.
• התחייבו מול העובדים רק על מה שבידיכם והקפידו לקיים בכדי לשמר אמון ותחושה שיש על מי לסמוך.
• הקשבה לא שיפוטית ואמפתית לצרכים שעולים מהעובדים.
• שמירה על עוגנים קבועים ושגרות עבודה רלוונטיות לצד גמישות ורגישות.
• העברת הפוקוס בתקשורת ממה שאין לעובד שליטה עליו למה שיש לעובד השפעה עליו. לעבור מ"מה יהיה" ו"למה זה קורה לי" לעשייה: "מה כן אפשר לעשות במצב הזה"

אמפתיה - מרכיב ניהולי מרכזי

מה?

• אמפתיה הינה הכרה ברגשות ובמחשבות של הזולת וניסיון להרגיש את רגשותיו ומחשבותיו ולהתבונן על העולם מנקודת-מבטו.
• אמפתיה נמצאה כמיומנות בעלת חשיבות גבוהה מאוד למנהיגות אפקטיבית במציאות משתנה.

איך?

• עודדו ואפשרו לכל עובד/ת לבטא את רגשותיהם.
• הקשבה עמוקה - הקשיבו ללא שיפוטיות לתגובות, לחששות, לרגשות שעולים.
• שדרו לעובדים כי תגובות לחץ שונות הינן מוכרות, טבעיות ומתאימות למצב.
• עודדו את העובדים להיות בעשייה דרך הכוחות שיש להם.
• צרו מרחב בטוח באמצעות עידוד העובדים לעשות, להיכשל וללמוד במהירות מהניסיון.